一般而言，对酒店宴会厅来说，由于负责组织会议的大多是对会议系统一无所知的文职人员，因此能真正掌握会议系统的寥寥无几。
针对这个问题，我们除了保证对管理人员进行全方位的培训以及对重要会议进行尽心尽力的保障之外，在设计整套电子会议系统时，多采用智能化、数字化的产品， 并让其有机的组合起来，以近乎“傻瓜式”的图形化操作界面来面对最终使用人员，使整套系统的可操作性大大提高，并且更加人性化，同时整套系统的可靠性和稳 定性也大大提高。
在本项目中相应地选用数字与模拟发言系统相结合，发言系统可以实现摄像联动；智能扩声系统及带有与计算机接口互联的大屏幕投影显示系统；为了实现智能化操 控，采用集中控制系统对整个酒店的会议室进行集中控制；并根据不同会议室的需求配备同声传译及表决系统。同时满足北京某五星级酒店“整体性、舒适性及专业 性”的要求。
本音视频会议系统主要供会议讨论使用，作为商务交流的门户，提供音响设备、发言话筒、投影机、电动大屏幕、DVD、笔记本电脑等等接入相关会议设备，实现 研讨、培训、信息发布、流媒体点播等功能。以醒目、清晰、明亮、声图并茂的视听效果，传递给会议出席者，供领导决策、共同研讨、发布信息及培训等应用。
在进行发言系统设计时，我们综合了各方面的因素，最终选用了数字会议系统。该系统包括音频会议系统、投票表决系统、IC卡签到系统及视像跟踪系统。配置完 善的管理软件，既可以简化会场设备，又可以随意扩充功能，是一套集多种功能于一体的会议设备，同时也节省了工程经费。它是利用简单的系统处理和数字信号传 送，无论是对小型会议还是数千人的多语种大型国际性会议都能管理得得心应手、轻松自如。
功能强大：包含有发言管理、电子报到、电子表决、同声传译等多种功能。
线路简单：采用手拉手的联线方式，布线简单，连接快捷。在人大会议或移动应用中更能体现这种优势。
扩展容易：只要不超出主机的规定，可以通过手拉手的方式扩展，可以轻易扩展成几十位甚至几百位的会议讨论系统
管理功能完善：由于话筒较多，电子会议系统统场会配有完善的话筒管理合表决管理功能。
为了实现发言摄像跟踪的功能，在系统中增加高速摄像机，通过自带摄像跟踪模块的数字会议主机的控制和管理，对发言人进行自动跟踪。
